Adjoint·e administratif·ve

Type de poste: Permanente

Titre du poste: Adjoint·e administratif·ve

Numéro de la demande: 44855

Catégorie d'emploi: Administration

Division: Qc - Développement immobilier (80100704)

Département: Immobilier

Lieu de travail: LE GROUPE JEAN COUTU - VARENNES (#M-VAR)

Province: Canada : Quebec

Type d'emploi: Permanent

Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion!

Rejoindre Notre Équipe Comporte Ses Avantages

Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle

Télétravail en mode hybride

Régime d’assurances collectives flexibles dès la première journée

Régime de retraite très compétitif

Politique de vacances généreuse

Paie hebdomadaire

Programme d’aide aux employé·e·s et à la famille

Stationnement gratuit

Opportunité de développement professionnel

Plusieurs programmes et initiatives en ED&I

Bornes de recharge pour voitures électriques

CPE en milieu de travail

Votre Mission Dans L’équipe

Sous la responsabilité du·de la Chef·fe, Gestion immobilière, le·la titulaire du poste rédige, produit et fait le suivi de divers documents. Il·elle contribue à l’efficacité administrative du département en effectuant les tâches liées ou nécessitées par le poste. Ses responsabilités principales consistent à assister les directeurs·trices de développement immobilier, l’équipe de la gestion immobilière dans leurs fonctions ainsi que le·la vice-président·e immobilier, au besoin.

Vos responsabilités en tant qu’Adjoint·e administratif·ve, gestion immobilière:

S’assure de communiquer les informations importantes aux différents départements

Rédige, prépare et révise divers documents

Assure le suivi du courrier et des appels

Tenir à jour les listes et procédures du département

Effectue la mise à jour des dossiers et le classement des documents, physiques et virtuels)

Coordonne diverses réunions, organise les rencontres TEAMS et procède aux réservations de salles, au besoin

Effectue des recherches corporatives auprès des différentes autorités gouvernementales (ex. : Registre foncier, Registraire des entreprises, etc.);

Enregistrer les factures des différents fournisseurs

Comptes à recevoir et liste des PPA à jour

Envoi des lettres de renouvellements de baux résidentiels et des relevés 31

Vérification, entré et numérisation des rôles fonciers, des comptes de taxes municipales et scolaires

Effectuer les comptes de dépenses pour les directeurs

Gérer la boîte courriel partagée de la Gestion des baux

Faire le suivi des assurances locataires et maintenir le fichier à jour

Commande de papeterie

Commande de nourriture, boissons ou réservation d’activités d’équipe

Mise à jour des fichiers d’extraction HOPEM et des rapports

Maintient à jour le fichier des documents légaux (LIST) _SUIVI_GRILLE_CONTRATS et effectuer les suivis

Préparer et maintenir à jour les tableaux de renouvellements McMahon et PJC-20 et effectue les suivis

PROJIM : Ouvrir des sites et projets, classer des documents, créer des réunions et générer des documents

Préparation des sous-comités et des comités avec les directeurs de développement immobilier

Envoyer les invitations et créer les ordres du jour et comptes rendus des rencontres.

Effectue toutes autres tâches connexes

Les Qualifications Que Nous Cherchons

Détenir un diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en secrétariat et/ou une formation en bureautique et/ou gestion immobilière et/ou administration ou toute étude connexe

Posséder deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire.

Maîtriser les logiciels Word, Excel, Adobe, PowerPoint et Outlook dans un environnement Windows.

Maîtriser les logiciels Hopem, AS/400 et SAP un atout

Posséder une expérience pertinente dans la mise en page et dans la présentation visuelle de documents.

Quelques Atouts Supplémentaires

Avoir un sens développé de l’organisation et de la planification.

Être capable de mener plusieurs dossiers à la fois et s’adapter facilement à des échéanciers restreints.

Faire preuve de discrétion.

Posséder une aptitude marquée pour le travail d’équipe.

Les responsabilités et les relations attribuées à ce rôle peuvent changer si nécessaire pour atteindre les objectifs de METRO.

METRO a pris l'engagement d'offrir un environnement de travail inclusif qui reflète les communautés que nous desservons. Ainsi, l'entreprise valorise, respecte et mise sur la diversité des origines, des expériences et des points de vue car elle nous permet d'innover, de prendre de meilleures décisions et de mieux comprendre notre clientèle. Nous considérerons les candidatures qualifiées provenant de tous les horizons afin de constituer la meilleure équipe.

Nous vous encourageons à nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement afin que nous puissions vous accommoder.

Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue.

Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitées.

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